Bemiddeling draait rond efficiënte communicatie en deze loopt op zijn best bij een fysieke ontmoeting van alle partijen.

In een internationale context is het soms efficiënter om bepaalde sessies (b.v. een voorafgaand regiegesprek, “legal table”…) per videoconferentie te laten doorgaan.

Indien de omstandigheden dit noodzakelijk maken verloopt de bemiddeling soms volledig online.

Alle documenten en mededelingen die tijdens de bemiddeling worden uitgewisseld vallen onder de vertrouwelijkheid van de bemiddeling, tenzij partijen hierover anders overeenkomen.

Het bemiddelingsprotocol zelf is in beginsel niet vertrouwelijk, maar de partijen kunnen overeenkomen dit toch vertrouwelijk te maken. De bemiddelaar zal er in voorkomend geval op wijzen wat de mogelijke nadelen hiervan zijn.

Partijen kunnen ook overeenkomen om bepaalde documenten die reeds voor de bemiddeling zijn uitgewisseld aan de vertrouwelijkheid van de bemiddeling te onderwerpen. De bemiddelaar zal nagaan in welke mate dit aanvaardbaar is.

Het ondertekende bemiddelingsakkoord of het document waarin de bemiddelaar vaststelt dat de bemiddeling niet tot een akkoord heeft geleid is niet vertrouwelijk, tenzij de partijen hierover een andere afspraak maken.

De bemiddelaar heeft een beroepsgeheim.

De vertrouwelijkheid van de bemiddeling wordt uitvoerig geregeld in artikel 1728 van het Gerechtelijk wetboek.

Dit is strikt genomen niet noodzakelijk. De partijen kunnen in overleg met de bemiddelaar waarvan zij de aanstelling hebben gevraagd beslissen om meteen al een bemiddelingsprotocol te ondertekenen en de bemiddeling van start te laten gaan. Partijen zullen de griffie hierover meteen inlichten.

De vuistregel is dat diegene die de beslissingsmacht bezit persoonlijk aanwezig is tijdens de bemiddelingssessies. De bemiddelaar zal daarom de vertegenwoordigingsbevoegdheid van partijen nauwkeurig nagaan.

Zeer uitzonderlijk kan hiervan afgeweken worden en kan een partij zich laten vertegenwoordigen via volmacht.

Het is nuttig om vanaf het eerste contact dat u neemt met de bemiddelaar een korte samenvatting van het geschil te geven en melding te maken van de volledige identiteit van alle tussenkomende partijen en de eventuele urgentie. Zo kan de bemiddelaar zeer snel inschatten of het geschil bemiddelbaar is en of hij vrij is van belangenconflicten, en kan hij onmiddellijk een reeks data voorstellen en zijn bemiddelingsprotocol doorzenden.

De rol van de adviseur is cruciaal bij de begeleiding van zijn cliënt tijdens een bemiddeling: hij bereidt zijn cliënt voor op het bemiddelingstraject en zorgt in de regel voor een goede “mindset” bij aanvang van de bemiddeling. Later helpt hij bij het genereren van opties die hij dan bij de keuze van oplossingen aan de realiteit toetst. Finaal draagt hij bij tot de correcte formalisering van het bemiddelingsakkoord, al dan niet in samenwerking met de bemiddelaar. De adviseur is aldus een belangrijk klankbord voor een partij, maar partijen blijven evenwel volledig vrij om zonder adviseurs te bemiddelen.

Volgens Roger FISHER en Daniel SHAPIRO (“Beyond Reason – Using emotions as you negotiate” – 2005, Harvard Negotiation Project) kunnen positieve emoties bijdragen tot de invulling van eenieders belangen en de band tussen de betrokken verbeteren.

De setting van onderhandelingen moet dus bij voorkeur een “goed gevoel” geven aan de deelnemers. Een ongebruikelijke of uitdagende locatie werkt soms disruptief, stimuleert de creativiteit en de (zelf)reflectie gelet op de afstand die men kan nemen tot de op te lossen problematiek. Zelf heeft u ongetwijfeld een schitterend idee voor een inspirerende setting (buiten uw vertrouwde omgeving) maar zo gewenst helpen wij u op weg dankzij onze talrijke ervaringen en contacten in de evenementen- en sportsector. De kost voor de ideale locatie en het optimaal invullen van de basisbehoeften van alle deelnemers kan een nuttige investering zijn op weg naar een betere communicatie en duurzame resultaten en onderstreept meteen het commitment en het belang dat men hecht aan de zoektocht naar een optimaal resultaat.

Volgens Roger FISHER en Daniel SHAPIRO (“Beyond Reason – Using emotions as you negotiate” – 2005, Harvard Negotiation Project) kunnen positieve emoties bijdragen tot de invulling van eenieders belangen en de band tussen de betrokken verbeteren.

De setting van onderhandelingen, verzoeningen en bemiddelingen moet dus bij voorkeur een “goed gevoel” geven aan de deelnemers.

Een neutrale, rustgevende en inspirerende locatie zal ongetwijfeld de kansen op succes vergroten.

Bemiddelingen vinden doorgaans plaats bij de bemiddelaar zelf of in specifiek gehuurde ruimten (hotels, business centers, ...) en niet bij één van de partijen.

De bemiddelaar rekent doorgaans zijn honoraria aan op uurbasis en zijn administratieve kosten als percentage van zijn uurloon. Bemiddelaars hanteren meestal een vast uurtarief maar dit kan variëren in functie van de aard, de complexiteit, de omvang van het geschil en de financiële draagkracht van partijen. Specifieke kosten voor de huur van de locatie of catering komen daar bovenop. Successfees of verhoogde uurtarieven in geval van het afsluiten van een bemiddelingsakkoord zijn eerder uitzonderlijk maar kunnen worden afgesproken.

Gebruikelijk worden alle kosten gelijk verdeeld tussen de betrokken partijen, maar hiervan kan worden afgeweken na overleg tussen de partijen en hun adviseurs.

Elk partij draagt vanzelfsprekend de kosten van haar eigen adviseurs of experten, tenzij tijdens de bemiddeling hieromtrent uitdrukkelijk andere afspraken worden gemaakt.

Gelet op de nodige voorbereiding mag de globale kost van een bemiddeling niet onderschat worden. Een geslaagde bemiddeling voorkomt daarentegen hoog oplopende gerechts- en andere kosten en laat partijen opnieuw focussen op hun kernactiviteiten (soms een hernieuwde samenwerking).

Alle geschillen die het voorwerp kunnen uitmaken van een dading komen voor bemiddeling in aanmerking. Speelschulden, witwaspraktijken, fiscale fraude, … kunnen dus niet bemiddeld worden.

Andere redenen waarom een concreet conflict (nog) niet bemiddelbaar is houden verband met een graad van escalatie of met emotionele aspecten.

Een bemiddelaar zal een bemiddeling ook weigeren of, zo deze reeds aan de gang is, stopzetten indien hij vaststelt dat zij wordt afgewend van haar doel : bijvoorbeeld een partij zit enkel maar aan de bemiddelingstafel om informatie los te krijgen van de wederpartij (fishing), een partij wil enkel maar een bemiddelingstraject starten om tijd te winnen, ….

Te hoge escalatie-graad
Sommige conflicten zijn zodanig sterk geëscaleerd dat partijen er enkel nog op uit zijn elkaar zoveel mogelijk te schaden, ook al is dit volledig in hun eigen nadeel. Als het “samen ten onder gaan” nog de enige ambitie is van de partijen dan zal de bemiddelaar wellicht aangeven dat het conflict (nog) niet bemiddelbaar is. Eventueel kan de bemiddelaar in dergelijke situaties toch aan de slag gaan in een “pendelbemiddeling”, waarbij hij afwisselend in gesprek gaat met elke partij afzonderlijk en als het ware als een “ontmijner” de partijen gaat laten afdalen op de escalatieladder zodat het conflict bemiddelbaar wordt.

Te lage escalatie-graad
Er heerst een zekere spanning tussen de partijen die de samenwerking minder optimaal maakt maar dit lijkt beheersbaar. Bemiddeling om tot een schriftelijke dading te komen is in deze situatie wellicht voorbarig, maar in een “pro-actieve bemiddeling” zou de bemiddelaar de efficiënte communicatie tussen de partijen opnieuw op gang kunnen brengen zodat afspraken kunnen gemaakt worden die eventueel in opvolggesprekken worden geëvalueerd.

Het doormaken van een conflictsituatie kent uiteraard ook emotionele aspecten. Zonder emotie is er immers geen conflict. Het kan gebeuren dat de verwerking van deze emoties nog onvoldoende is gevorderd, waardoor een partij nog niet in de mogelijkheid is om aan oplossingen te denken en beslissingen te nemen. In dat geval zal de bemiddelaar aangeven dat het conflict (nog) niet bemiddelbaar is.

Communicatie staat centraal in bemiddeling. Het is dus belangrijk dat elke partij zich goed kan uitdrukken, in een taal waarin zij zich comfortabel voelt. Indien deze taal niet voor alle partijen hetzelfde is kunnen er zeker afspraken gemaakt worden en praktische schikkingen worden getroffen om de bemiddeling meer-talig te laten verlopen.

In principe wordt de bemiddelaar door de betrokken partijen in gelijke delen betaald. Het gebeurt dat hierover andere afspraken worden gemaakt, maar dat is eerder uitzonderlijk.

De duurtijd van een bemiddeling hangt af van ondermeer de complexiteit van het geschil, de graad van escalatie en de beschikbaarheid van de partijen en hun adviseurs.

De snelheid van de oplossing is één van de voordelen van bemiddeling. MAD stuurt daarom aan op een efficiënte organisatie en timing, aangepast aan het concrete conflict.

Om het met de woorden van Benjamin Franklin te zeggen “Failing to prepare is preparing to fail”.

Er moet dus héél wat tijd gestoken worden in de voorbereiding van een onderhandeling : een doorgedreven belangenanalyse, het in kaart brengen van de alternatieven van de partijen, sterktes en zwaktes onderkennen om er vervolgens mee aan de slag te gaan, …

Gemiddeld wordt 5 tot 7 keer meer tijd besteed aan de voorbereiding dan aan de eigenlijke onderhandeling.